Üç kişilik bir ekip için kurumsal posta: baştan sona bir kurulum senaryosu

Kısaca: Bu yazı gerçek bir müşteri hikâyesi değil, ürünün gerçek özelliklerinin üzerine kurulmuş bir senaryodur. Üç kişilik bir ekip, tek bir MAILKODO Business hesabında üç kutu ve birkaç takma ad açar, DNS kayıtlarını girer, kutuları telefonlarına ekler. DNS yayılımını beklemek dışında kısa bir iştir.

Senaryo: kim, ne istiyor?

Bir mimarlık atölyesi düşünün: iki ortak ve bir asistan. Alan adları atolye-ornek.com olsun. İstekleri açık: ortaklar kendi adlarıyla yazsın, müşteri info@ adresine yazdığında üçü de görsün, asistan fatura@ adresine gelenleri okusun. Şu an ortaklar kişisel adreslerini kullanıyor ve bu, müşterilerde güven sorunu yaratıyor.

Adım 1: Planı ve adedi seçmek

Ekip üç kişi olduğu için üç kutu satın alır. Kutu sayısı satın alınan adet olduğundan, ekip büyürse adedi artırmak yeterlidir: yeni kutular hemen açılabilir, yeni tutar bir sonraki yenilemede işler. Küçülürse azaltma dönem sonunda geçerli olur.

Adım 2: Alan adını bağlamak

Asistan alan adını Business sayfasında ekler. Panel bir sahiplik kaydı verir; alan adının DNS panelinde bu TXT kaydı eklenir. Kayıt görüldüğünde alan adı posta sunucusunda açılır ve DKIM üretilir. Sonra sırasıyla MX, SPF ve DKIM kayıtları girilir; kontrol düğmesiyle durum "etkin"e geçer. Son olarak DMARC kaydı eklenir. Ayrıntılar için kurulum rehberine bakabilirsiniz.

Adım 3: Kutuları ve takma adları açmak

| Kişi | Kutu | Takma adlar | |---|---|---| | Ortak 1 | [email protected] | info@ | | Ortak 2 | [email protected] | proje@ | | Asistan | [email protected] | fatura@ |

Her kutu açılırken parola bir kez gösterilir; kişi kendi parolasını parola yöneticisine kaydeder. Takma adlar, yazılan adrese gelen postayı ilgili kutuya düşürür. Bir kutu başına 10 takma ad hakkı olduğundan bu düzen rahatça sığar. Dikkat edilmesi gereken nokta şu: info@ yalnızca bir kutuya bağlıdır; üç kişinin de görmesi gerekiyorsa postayı ortak bir kutuda toplayıp o kutunun parolasını güvenle paylaşmak ya da ekip içinde iletme alışkanlığı kurmak gerekir. Bu ürünün takma adı yönlendirme değil, adrese ek bir ad vermektir; karar ekibindir.

Adım 4: Telefonlara eklemek

Her kişi kendi posta uygulamasına IMAP ve SMTP ile hesabı ekler: kullanıcı adı tam adres, bağlantı güvenliği SSL/TLS, IMAP için 993, SMTP için 465 bağlantı noktası. Sunucu adlarını panelin kurulum bölümünden kopyalarlar. Webmail'e de gidebilirler; posta ekranında klasör, arama, ek, taslak, imza ve filtre vardır.

Adım 5: Eski postayı taşımak

Eski kişisel kutular açık kalır. Ortaklar eski ve yeni hesabı aynı posta uygulamasında iki hesap olarak açar, önemli klasörleri sürükleyip kopyalar. MX kaydı değiştikten sonra birkaç gün eski kutuya da posta düşebilir; bu yüzden eski kutuyu hemen kapatmazlar.

Gönderim sınırı bu ekibi etkiler mi?

Kutu başına günlük 1000 gönderim bu ekip için fazlasıyla yeterlidir. Toplu bülten göndermek için bu hizmet tasarlanmamıştır; bir bülten aracı daha uygundur. Sınırların kasıtlı olduğunu unutmayın: ortak itibarı korumak için gönderim hızı ve tek gönderimdeki alıcı sayısı da sınırlıdır.

Neleri unutmamalı?

1. DMARC politikasını quarantine ile başlatın ve birkaç hafta gözleyin.
2. Alan adının yenileme tarihini takvime yazın.
3. Kutu parolalarını yalnızca parola yöneticisinde tutun.
4. Takvim ve kişi defteri ihtiyacınız varsa, bunlar MAILKODO'nun kendi posta ekranında yoktur; ekibiniz başka bir araç kullanmalıdır.

Adım 6: Çalıştığını nasıl doğrularlar?

Kurulum bittiğinde asistan her kutuya başka bir adresten bir posta gönderir ve her takma adı ayrı ayrı dener: info@, proje@ ve fatura@ doğru kutuya düşüyor mu? Ardından her kutudan dışarıya bir posta gönderilir ve alıcı tarafta başlıkta SPF ve DKIM sonuçlarına bakılır. Her şey geçiyorsa ekip müşterilerine yeni adresini duyurabilir. Geçmeyen bir şey varsa panelin kontrol düğmesi hangi kaydın eksik olduğunu gösterir; DNS değişiklikleri hemen yayılmadığı için düzeltmeden sonra birkaç dakika beklemek gerekir.

Sonuç

Bu işte yapılacak iş, ürünün sunduğu adımları sırayla izlemektir: alan adını ekle, kayıtları gir, kontrol et, kutuları aç. Hiçbir adım gizli değildir ve her sınır panelde yazılıdır.

Hazırsanız: MAILKODO Business'ı inceleyin.